Con l'inizio del nuovo anno in molti si ripromettono di mettersi in forma: e se applicassimo lo stesso principio al CRM? Un sistema snello e agile non solo riduce i costi e migliora le prestazioni, ma permette anche di concentrarsi su ciò che conta davvero: lead di qualità, opportunità actionable e casi che meritano attenzione. Ecco alcune strategie per "alleggerire" il tuo CRM e iniziare il 2025 con il piede giusto.
Ciao, Martina-ghostwriter. Spero che a differenza del vostro CRM queste feste siano state piene. Piene di riposo, cibo e affetto. Quanto a me, sono piena… di gioia che le feste siano finite. Finalmente posso lasciar andare lo spirito del Grinch che mi ha posseduta in queste ultime settimane. In compenso rimango fedele alle regole sociali e ho ceduto alla tentazione dei buoni propositi per il 2025. Li condividerei volentieri qui con voi ma credo sia più adatto farlo durante una seduta di terapia… o quando scriverò un’autobiografia sulla mia vita. La troverete sotto la categoria: tragicomico.
Focus sui processi attivi
Il CRM deve inevitabilmente gestire dei dati di bassa qualità ma è fondamentale avere il focus su quale siano i processi attivi. Questo vale per tre aspetti del CRM: Lead, Opportunità e Casi.
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Casi: Questi rappresentano le richieste dei client, dunque vanno gestiti pena un impatto negativo sulla customer satisfaction. Tuttavia i casi possono anche rappresentare progetti o iniziative interne e in questo caso è necessario valutare attentamente.
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Opportunità: Le opportunità sono statisticamente meno numerose ma di maggior valore. Un buon proposito per il 2025 è verificarle con regolarità, impostando sulle chiuse delle task a sei mesi, se meritano una certa attenzione. È inoltre importante verificare che la data di chiusura, non sia nel passato, poiché questo rappresenterebbe un brutto segno. N.B: Le opportunità devono essere actionable, se non c'è un passo successivo da fare probabilmente non sono davvero aperte. Eliminare le opportunità perse non significa dire addio: puoi creare un task di richiamo per il futuro, mantenendo così il contatto vivo.
Lead, GDPR e data retention
Per quanto riguarda i lead, il principio del "dimagrimento" è più drastico poiché è inutile mantenere lead troppo vecchi o senza prospettive chiare. Il GDPR ci insegna con la data retention che i dati inutilizzati o obsoleti vanno eliminati. Il consiglio è quello di dividere i lead in tre categorie:
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Lead con una domanda specifica da risolvere: Mantienili attivi e, finalmente, contattali.
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Lead potenzialmente interessati ai tuoi servizi: Nutrili con campagne mirate.
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Lead inattivi da anni: Eliminali o mettili offline.
Lo so, lasciare andare non è mai facile. È un po' come quel maglione che tieni nell’armadio da dieci anni: non l’hai mai indossato perché ti sta palesemente male, il colore è terribile e ogni volta che lo vedi ti chiedi cosa ti fosse passato per la testa quando l’hai comprato. Così, finalmente, decidi di venderlo su Vinted per un quarto del prezzo originale. Dopo aver inviato quindici foto e anche la misura del diametro del collo a una ragazza francese, accetti la sua generosissima offerta di 2 euro. E sai perché lo fai? Primo, perché il portafoglio non piange mai abbastanza. Secondo, perché bisogna sempre fare spazio a qualcosa di più bello.
I vantaggi di un CRM "in forma"
Un sistema più snello non solo riduce i costi (soprattutto in soluzioni che fanno pagare per utente o volume di dati) ma migliora anche la capacità di segmentare e analizzare i dati. Eliminare il superfluo significa avere metriche più precise e azioni più efficaci: mischiare dati vecchi con dati nuovi non permette di avere una metrica effettiva.
Qualità del dato: il segreto di un CRM in forma
Un CRM leggero è un CRM con dati di qualità. Ma come identificare i dati da eliminare?
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Completezza: Definisci i campi minimi indispensabili per qualificare un lead. Ad esempio, se servono sei campi per identificare un lead come "in target", chi non li ha dovrebbe essere escluso, specialmente se vecchio.
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Duplicati: I duplicati non portano valore e rallentano il sistema. Una stima preliminare può essere fatta "a occhio", esaminando un campione di dati per identificare tendenze sistematiche. Un alto livello di duplicati indica problemi di generazione dei dati, che richiedono correzioni alla fonte.
Obiettivi del 2025
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Chiudere opportunità non actionable e impostare a queste un promemoria per il futuro se proprio ne vale la pena.
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Rimuovere il 99% dei lead obsoleti, portando offline quelli che dispiace eliminare.
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Implementare un sistema di controllo qualità dei dati per garantire completezza e unicità.
Inizia il nuovo anno con un CRM più leggero e focalizzato. È il momento di lasciar andare il superfluo e puntare su ciò che davvero porta valore.
Mentre il CRM dimagrisce, anche noi restiamo in forma preparandoci ad un 2025 pieno di novità: tra tanti nuovi progetti e mille idee… sto già sudando. Nel frattempo per non perderti le novità puoi visitare il sito e scoprire risorse utili e approfondimenti. Giusto per non restare a riposo.
